SEGUNDA ENTREGA.
II.NUEVO TRÁMITE ANTE LA O.P.S.:
En la Provincia de Santa Fe, en fecha 08.05.2018, creó la Oficina de Procesos Sucesorios (OPS), más precisamente en los Distritos Judiciales Nro. 1 (Santa Fe) y 2 (Rosario). Dicha creación tuvo por finalidad descomprimir la labor cotidiana de los juzgados civiles y comerciales y agilizar el proceso, mediante una oficina especializada en la materia, así como con la implementación de un sistema de comunicación electrónica/digital que optimice la comunicación entre el juzgado y aquellas otras dependencias estatales que intervienen en la 1er. Etapa del proceso sucesorio, “Declaratoria de Herederos” (API, Caja de Jubilaciones y Pensiones, Registro Civil, etc.).
Concretamente se dispuso que la comunicación entre la OPS y dichas dependencias se hiciera mediante correos electrónicos oficiales con FIRMA DIGITAL de las O.P.S., a fin de que los distintos organismos provinciales den respuesta con firma digital al correo oficial bajo la siguiente modalidad: I) la CAJA DE JUBILACIONES Y PENSIONES DE LA PROVINCIA DE SANTA FE, informando si el causante registra beneficio a su nombre; II) el REGISTRO CIVIL proporcionará las claves para que puedan consultarse las partidas respectivas; III) la ADMINISTRACION PROVINCIAL DE IMPUESTOS DE LA PROVINCIA DE SANTA FE, deberá informar si el causante registra antecedentes a su nombre; en ambos casos si registra deuda deberán remitir por el mismo medio la planilla correspondiente a los fines de su incorporación al trámite; IV) el ARCHIVO DE PROTOCOLOS NOTARIALES, deberá informar si el causante registra o no testamentos a su nombre; V) el REGISTRO GENERAL proporcionará los usuarios y claves para que puedan realizarse las consultas pertinentes.
La utilización de esta metodología de comunicaciones por correo electrónico con firma digital sustituye al actual sistema utilizado, prescindiendo del formato papel; con excepción de aquellos casos en que por imposibilidades técnicas resulte inviable su operatividad.
Es así, que desde el 16/10/2018 todo proceso sucesorio que pretenda iniciarse en nuestra provincia, deberá tramitarse ante la O.P.S.
El trámite en resumidas cuentas es el siguiente:
1.- El profesional ingresa el expediente sucesorio a la Mesa de Entrada Única de Tribunales (MEU), acreditando el cumplimiento de las obligaciones fiscales y parafiscales correspondientes. (B.U.I.J. / SELLADO MINIMO / RPU estampillas y sellado) –
2.- La MEU le asigna el Juez natural de modo aleatorio (sorteo), y remite el expediente al Juzgado para que radique en el mismo. El mismo día el Juzgado lo remite a la OPS quien tramitará el procedimiento sucesorio remitiendo a la firma del juez el expediente sólo en los casos en los que resulte indelegable la decisión de este último según el CPCC (vrgr. decreto de apertura del sucesorio, Sentencias y Autos).
3.- La OPS ordenará en el primer decreto la tramitación de los oficios de rutina: pedirá por correo electrónico con firma digital los informes al RPU y RPC, y suscribirá los edictos. (Se encuentra en proceso la digitalización del Boletín Oficial). Oficios Ley 5110: Caja de pensiones. API. Archivo de protocolos notariales.
4.- Cumplimentados los requisitos, se corre vista al fiscal de oficio. Se procede al dictado de declaratoria de herederos que firma el Juez competente. En la misma, delegará la tramitación del procedimiento a la OPS (en todo lo que no implique decisión de un conflicto o partición de bienes). Se carga digitalmente y se protocoliza en la Oficina. Se procede a notificar a Fiscalía y se envía por mail el 2do. Oficio al RPU, todo de oficio.
5.- Denuncia de bienes / inventario y avalúo: El profesional ingresa la denuncia de bienes y la documentación correspondiente, siguiendo la OPS con el trámite procesal asignado al mismo. Partición: Según se presente convenio particionario privado o corresponda partición judicial, se imprimirá el trámite correspondiente. El Juez firmará la aprobación u homologación del convenio particionario, ordenando al funcionario de la Oficina a gestionar la transferencia de los bienes del acervo a favor de los herederos según la partición (control y firma de los oficios correspondientes a tal fin).
III. CONCLUSION:
Si bien la finalidad tenida en cuenta a la hora de la creación de la OPS, ha sido loable, en el sentido de lograr descomprimir los juzgados y agilizar un trámite que, en otros países se está pensando incluso hacerlo con INTELIGENCIA ARTIFICIAL (por lo menos en lo que refiere a la 1ra. etapa); la realidad actual indica que deberemos esperar a que se aceiten los mecanismos para poder ver cambios sustanciales.
En efecto, todavía no podemos percibir en la práctica que se haya logrado la ansiada agilización. Siendo opinión del suscripto que ello se debe en parte, al tiempo que todo cambio necesita para perfeccionarse, y en parte a las acotadas facultades de los funcionarios de la OPS, puesto que en lo esencial no dejan de depender de la firma del juez de trámite. Lo que haría suponer que la solución real se encontraba, no en la creación de oficinas, sino en la creación de más juzgados.
DR. IGNACIO M. LEGARRETA